Cabinet médical : Quel logiciel de planning choisir ?

Au sommaire : 

Ce qu’il faut savoir avant de choisir un logiciel de planning

C’est quoi un logiciel de planning ou logiciel de planification ?

Pourquoi choisir un logiciel de planification pour son cabinet médical ?

Choisir son logiciel de planning selon la taille du centre 

1 – Pour les libéraux solo 

2 – Pour les regroupement de libéraux

3 – Pour les cliniques, hôpitaux ou CHR

Ce qu’il faut savoir avant de choisir son logiciel de planification

Avant de chercher un outil professionnel pour gérer les plannings en ligne, quelques étapes préalables s’imposent.

Pour définir vos besoins, vous devez d’abord bien comprendre les différences entre les solutions logicielles qui existent sur le marché, mais aussi les notions clés de la planification du personnel. Il est crucial de considérer les spécificités de votre cabinet médical, comme le nombre de praticiens, le type de soins offerts, et les horaires de travail. Chaque logiciel de planification médicale offre des fonctionnalités variées adaptées à des besoins différents. Il est donc essentiel de choisir celui qui correspond le mieux à votre structure et à votre mode de fonctionnement.

Pensez également à l’évolutivité de la solution choisie. Votre cabinet est amené à évoluer, et votre logiciel doit pouvoir s’adapter à de nouveaux besoins, on sait trop bien la difficulté que l’on a à changer nos habitudes et nos méthodes de travail, c’est donc un gain de temps pour la suite de partir tout de suite vers la solution qui aura la plus longue durée de vie.

La facilité d’utilisation, le support client et la sécurité des données sont aussi des critères déterminants pour une intégration réussie dans votre pratique quotidienne.

C’est quoi un logiciel de planification ?

Un logiciel de planification est un outil essentiel pour gérer efficacement les horaires de travail, de consultation et d’actes médicaux au sein d’un cabinet ou un centre de santé.

Contrairement à la gestion manuelle avec des tableurs, un logiciel de planification permet d’automatiser et de simplifier la création des plannings, vous êtes protéger contre le risque d’erreurs humaines.

Ces logiciels offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des disponibilités, la gestion des équipes, la planification des vacations et le suivi des absences.

En utilisant un logiciel de planification, vous pouvez facilement visualiser et ajuster les horaires de votre personnel en temps réel.

Cela permet une meilleure flexibilité, facilitant les modifications de dernière minute et assurant une couverture optimale des besoins de votre cabinet. De plus, l’accès en ligne permet à tout le personnel de consulter leur planning à tout moment, ce qui améliore la communication et la satisfaction des employés, et au final le soin aux patients.

En somme, un logiciel de planification est une solution moderne et efficace pour gérer les contraintes de votre cabinet médical, vous libérant du temps pour vous concentrer sur les soins aux patients.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de planning pour son cabinet médical ?

Choisir un logiciel de gestion de planning pour votre cabinet médical est un véritable projet, qui présente de nombreux avantages :

1. Sérénité : Un logiciel de planification réduit considérablement le risque d’erreurs humaines. Vous pouvez être sûr que les plannings sont précis et bien organisés, ce qui évite les conflits d’horaires et les oublis.
2. Flexibilité : Les logiciels de planification permettent de modifier facilement et rapidement les horaires. Que ce soit pour gérer des absences imprévues ou des changements de dernière minute, ces outils offrent une grande adaptabilité.
3. Gain de temps : Générer des plannings manuellement, c’est long et fastidieux ! Avec un logiciel de planification, vous pouvez créer des plannings en quelques clics, sans avoir besoin de copier-coller ou de vérifier chaque détail à la loupe.
4. Satisfaction des employés : Les membres de votre personnel ont accès à leur planning en temps réel sur leur téléphone ou leur ordinateur, ils reçoivent des notifications, ont accès à leurs documents et peuvent communiquer avec la direction. Cette transparence améliore la communication et la satisfaction des employés.
5. Optimisation du centre : Un centre médical bien organisé est plus efficace et performant. La gestion simplifiée des plannings collectifs permet de fluidifier l’ensemble du personnel. Un logiciel de planification vous aide à optimiser les ressources humaines, ce qui conduit à une meilleure rentabilité et à une qualité de service améliorée pour vos patients. 

De plus, aujourd’hui les logiciels ne nécessitent plus un achat ou une installation complexe, tout se fait en ligne et les accès à toutes les versions et mises à jour est automatique. 

Pour résumer : adopter un logiciel de gestion de planning pour votre cabinet médical est une décision stratégique qui demande un peu de réflexion mais qui apporte sérénité, flexibilité, gain de temps, satisfaction des employés et optimisation de votre centre.

Choisir son logiciel de planning selon la taille de son centre médical

Le choix du logiciel de planning médical dépend en grande partie de la taille de votre centre et de ses besoins spécifiques. Voici quelques recommandations en fonction de la taille de votre structure :

1 – Vous êtes libéral solo ou avec un associé (1 à 5 personnes en tout)

Pour les petits cabinets médicaux ou les praticiens libéraux, des solutions comme Doctolib (ou autre outil d’agenda médical permettant aux patients de prendre leur rdv en ligne), combinés avec un tableur comme Excel, peuvent suffire. Bien que ces solutions soient basiques, elles offrent les fonctionnalités essentielles pour gérer les rendez-vous et les horaires du personnel. Cependant, un logiciel spécialisé peut offrir des avantages supplémentaires, comme le suivi des temps de travail, la gestion des congés et des remplacements. En plus, aux vues du faible nombre d’utilisateurs dans le centre, le cout sera assez faible.

2 – Vous gérez un centre de médecins associés (5 à 500 personnes) :

Pour les centres médicaux de taille moyenne, comme les groupements de médecins spécialistes (ophtalmologistes, centres d’imagerie médicale, cabinets d’anesthésistes, orthodontistes, maisons de santé), il est crucial d’utiliser un logiciel spécialisé.

Timed est une solution idéale pour ce segment. Conçu sur mesure, Timed permet de gérer et d’optimiser les plannings en tenant compte des spécificités du secteur médical, comme le travail aidé et les vacations de médecins. De plus, il offre des fonctionnalités avancées pour la gestion des ressources humaines, la gestion des absences et des congés, le suivi des temps de travail (GTA) et l’organisation des remplacements de médecins. De plus Timed offre une interface claire et intuitive, qui permet une prise en main rapide. Avec un accompagnement sur-mesure en prime, c’est un choix sans risque.

3 – Vous gérez une clinique ou un CHR (500+ personnes) :

Pour les grandes structures, comme les cliniques et les centres hospitaliers régionaux, qui doivent gérer des gardes, des urgences et un personnel nombreux, des logiciels très complets sont nécessaires. 

Qoia (ex horizontal software, un éditeur de confiance) est par exemple une solution robuste et adaptée à ces besoins complexes. 

Bien que ces logiciels aient souvent un coût plus élevé et demandent une meilleure connaissance en gestion des ressources humaines, ils offrent une couverture complète des besoins en planification et en gestion de personnel pour des structures de grande envergure.

Conclusion

Choisir le bon logiciel de planning pour votre cabinet médical est essentiel pour optimiser la gestion de votre personnel et améliorer l’organisation de votre centre.

Que vous soyez un praticien libéral, directeur d’un centre de médecins associés ou dirigeant une grande clinique, il existe une solution adaptée à vos besoins spécifiques.

Pour les petites structures, des outils détournés de leur fonction principale mais déjà présent dans votre quotidien comme Doctolib et Excel peuvent être suffisants, bien qu’un logiciel spécialisé puisse offrir des fonctionnalités supplémentaires bénéfiques.

Pour les centres de taille moyenne, Timed se révèle être le choix optimal, grâce à ses fonctionnalités sur-mesure pour le secteur médical et la grande proximité avec ses clients au quotidien.

Enfin, pour les grandes structures, des solutions complètes comme Qoia offrent une gestion exhaustive des calendriers de travail et des ressources humaines, répondant aux besoins complexes des grandes structures.

En prenant le temps d’évaluer vos besoins et de comparer les différentes options, vous pouvez trouver le logiciel de planification qui vous aidera à gérer efficacement votre cabinet médical, à améliorer la satisfaction de votre personnel et à offrir une meilleure qualité de service pour la santé de vos patients.