Politique de confidentialité

Préambule

Chez Timed, la protection de vos données personnelles est une priorité. 
La société Timed (“Timed”, “Nous” ou “Nos”), édite et propose un site internet (le “Site”) ainsi qu’une solution SaaS de Pilotage RH (la “Solution”). Timed est une SAS immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le n° 911 404 267, ayant son siège social au 38, boulevardCarnot, bureau 3, 59000 LILLE.
Notre Site et notre Solution collectent et traitent certaines données à caractère personnel de nos visiteurs, de nos clients, et de leurs équipes (“Visiteurs”, “Clients”, et collectivement “Vous” ou « Votre »).
Pour Timed, la sécurité de vos données à caractère personnel est une priorité. Ce document détaille la façon dont Timed collecte et traite ces données et vous informe des mesures prises pour assurer leur protection conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (“Loi Informatique et Libertés”) et du Règlement général, UE 2016/679, sur la protection des données (“RGPD”).

Données collectées

L’application Timed gère des informations (congés, plannings, préparation aux fiches de paie, dossier du personnel…) qui sont des « données à caractère personnel » telles que définies par le Règlement Général de Protection des Données (RGPD)..

En conséquence , en tant que clients, vous êtes assujetti aux dispositions du RGPD à deux titres :

  • votre relation avec nous, car nous agissons comme votre sous‑traitant (article 28 du RGPD),
  • vos relations avec vos collaborateurs, car vous êtes le responsable du traitement de leurs données personnelles par l’intermédiaire de notre solutions.

Par ailleurs, nous gérons des informations personnelles pour communiquer, notamment par email, avec les administrateurs de notre solution ainsi qu’avec nos prospects.

A ce titre nous sommes responsable du traitement de ces données.

Nous collectons des données qui relèvent des catégories suivantes :

  • Données saisies par nos Clients (nom, prénom, adresse email personnel et/ou professionnel, numéro de téléphone personnel et/ou professionnel, date et lieu de naissance, nationalité, sexe, ; 
  • Des données relatives à votre vie professionnelle (lieu de travail, ancienneté, nature du contrat de travail, emploi occupé, éléments de rémunération, N° d’ordre, numéro de sécurité sociale, …) ;
  • Des données de connexion (vos login de connexion, adresse IP en cas d’auto-pointage) ;
  • Toute autre information que vous partagerez avec nous dans le cadre de la relation contractuelle

Lorsque vous communiquez avec nos services en tant que prospects ou utilisateurs, nous sommes également amenés à conserver le contenu de vos échanges.

Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour vous fournir nos services.

    Finalité de la collecte

    Bases légales :

    Contrat signé entre vous et Timed;

    Obligations légales.

    Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité, ainsi qu’à améliorer nos services.

     

    Finalité du traitement :

    – Fourniture de la Solution Timed  (solution de planification, de gestion des équipes, d’administration RH et de remplacement de médecins) :

    conformément aux conditions générales de vente,

    – Gestion du support client

    – Gestion de la relation commerciale : effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, commandes, installations, suivis de la relation avec les clients et tenue de la comptabilité.

    – Facturation et recouvrement : gérer la facturation, les impayés et les procédures de recouvrement.

    – Contentieux : gérer les éventuels contentieux liés à l’utilisation de nos produits et solutions.

    – Opérations commerciales et marketing : constituer un fichier d’utilisateurs, de clients et prospects.
    Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels.
    – Réponse à vos demandes de démonstration et d’informations
    – Réalisation d’enquête de satisfaction et d’études clients
    – Réponse aux requêtes des autorités publiques :  respecter nos obligations légales et réglementaires.
      Vos numéros de sécurité sociale et numéro d’ordre seront collectés et traités directement par les Clients, aux seules fins de la gestion de votre rémunération ou de vos contrats. Pour ce cas, nous intervenons en tant que sous-traitant du traitement de vos données, les Clients étant seuls responsables de leur traitement.

      Partage des données

      Collaborateurs 
      Chez Timed, auront accès à vos données à caractère personnel, uniquement nos collaborateurs habilités .
      Sous-traitants 
      Il est possible que nous ayons besoin de partager vos informations personnelles avec des tiers travaillant pour notre compte. Cependant, nous prenons des mesures pour nous assurer que ces tiers protègent vos informations personnelles conformément à la législation applicable. Nous ne partageons que les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches. De plus, ces tiers ne sont pas autorisés à utiliser vos informations personnelles à d’autres fins que celles pour lesquelles nous les avons engagés.
      Tiers pouvant être concernés : Prestataire d’hébergement, messagerie interne, outil CRM, logiciels d’envoi d’emails commerciaux et transactionnels, outil de facturation des clients, suite bureautique et de stockage en ligne, outil de travail collaboratif, logiciel d’intégration de données, outil d’organisation de webinaires, outil de création de pages internet, solution de récupération de données;
      Conformité légale 
      Afin de répondre à nos obligations légales, peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les services chargés du contrôle (commissaires aux comptes notamment) et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

      Durée de conservation des données

      Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de la fin de cette dernière, à des fins de prospection commerciale. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

      Pour les prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact.

      Au terme de ce délai de trois ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.
      Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :
      Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

      Sécurité des données

      Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

      Droits des utilisateurs

      S’agissant de vos données personnelles vous disposez des droits suivants  :

      • Droit à l’information : prévu par les articles 13 et 14 du RGPD. 
      • Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
      • Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD
      • Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
      • Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD
      • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables. (Article 77 du RGPD)
      • Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort, conformément à l’article 40-1 de la loi informatique et libertés. 
      • Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD dispose que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
      • Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
      • Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

      Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant à l’adresse suivante : privacy@timed.fr. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité. 

      Cession des données à caractère personnel

      Nous ne vendrons pas les données à caractère personnel de nos utilisateurs, qu’elles aient été récoltées sur le Site ou qu’elles nous aient été fournies par vos soins au cours de l’utilisation du logiciel.

      Modification

      Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique de confidentialité, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. 

      Date de la présente politique de confidentialité : 01 Mars 2023 

      Cookies

      Les cookies sont des fichiers texte qui sont stockés dans votre navigateur, souvent sous forme cryptée. Lorsque vous visitez un site Web, des informations sont envoyées à votre navigateur, qui crée un fichier texte. À chaque fois que vous retournez sur ce site, votre navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site Web.

      Il existe plusieurs types de cookies :

      1 – Les cookies techniques sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles.
      Nous utilisons des cookies techniques afin de vous offrir une expérience utilisateur optimale. Ces cookies sont stockés dans votre navigateur pour une période de treize 13 mois. L’utilisation des cookies technique est indispensable au fonctionnement de l’application Timed. 
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      Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Toutefois, si nous devions en utiliser à l’avenir, nous vous en informerions au préalable et vous auriez la possibilité le cas échéant de désactiver ces cookies.
      3 – Les cookies analytiques sont des cookies tiers qui nous permettent de connaître l’utilisation et les performances de notre Site et de notre Solution afin de pouvoir en améliorer le fonctionnement.
      Ces cookies peuvent être déposés par Timed ou des prestataires tiers.
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      Un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement de la Solution.