Excel est le logiciel le plus utilisé par les entreprises dans le monde.
Il est rapide, pratique et vous savez déjà comment vous en servir.
Dans votre cabinet, vous vous en servez peut être pour : tenir le fichier du personnel, les entrées et sortie, les compteurs CP, les heures de travail réalisées.
Et surement aussi pour faire vos plannings ! Pour savoir qui travaille où, quand et avec qui.
Mais êtes-vous certain que c’est la meilleure solution pour votre structure ?
Challengeons un peu ce vieil Excel !
Excel pour la gestion de plannings
Il est tentant d’utiliser Excel pour la gestion de vos plannings.
Reconnaissons que c’est un usage détourné du célèbre tableur, dont le but est plus de faire des tableaux calculés avec des formules de calculs plus ou moins complexes.
Mais soit : les cases de couleur peuvent rendre service pour lire, sur un croisement de lieux et de jours, qui est présent.
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Quand cela devient un cauchemar
Cauchemar 1 : Dans votre cabinet médical, de nouvelles personnes arrivent, d’autres partent ; il faut insérer des lignes certaines semaines, en retirer d’autres semaines. Cela décale les autres tableaux, les formules … arghh!
Cauchemar 2 : Ah ces petites fusions de cellules, c’est bien joli, mais quand viennent les copier coller … re-arghh!
Cauchemar 3 : vous aimeriez filtrer votre planning, selon un ou plusieurs critères, mais vous avez écrit plein d’informations différentes dans vos cellules, en avez fusionné certaines ; Vous vous êtes donc résolu à avoir 1 onglet par mois, alors il faut re-filtrer dans le mois suivant … re-re-arghh !!
Cauchemar 4 : toutes ces petites cases ne sont pas “interactives” : elles ne vous préviennent pas des conflits. Alors si vous ne “double checkez” pas, vous risquez d’avoir des gens prévus au planning alors que vous aviez validé leurs vacances il y a 2 mois, et qui ne seront pas là. Certains jours, 2 personnes seront au même endroit alors qu’il n’y a qu’une place ! Ou alors, des lieux seront vides, des personnes seront sous occupées et d’autres encore seront en heures supplémentaires.
La gestion des plannings est un élément clé de la productivité de votre structure.
Les retards, les absences non planifiées ou les erreurs dans les plannings peuvent entraîner des conséquences fâcheuses pour vos patients et vos équipes.
Alors pourquoi continuer à utiliser Excel pour une tâche aussi cruciale et stressante ?
A moins d’avoir une petite équipe de moins de 10 personnes, et peu de changements d’une semaine à l’autre, Excel pour les plannings c’est la fausse bonne idée !
Ce qui fait un bon planning ?
Un bon planning est essentiel pour garantir une bonne organisation et un suivi efficace de ses équipes.
Mais qu’est-ce qu’un bon planning ?
C’est avant tout un outil flexible et adaptable, qui peut être ajusté rapidement en fonction des besoins de l’équipe ou des contraintes du terrain.
Il doit permettre une vue d’ensemble claire et précise de l’ensemble des tâches et des affectations, ainsi que des absences prévues ou imprévues.
La planification d’un cabinet médical va plus loin que les simples agendas de chaque collaborateur. C’est également l’ensemble des plannings collectifs : de la structure, de chaque lieu et de l’ensemble du personnel.
Un bon planning doit surtout être interactif avec les autres informations de l’entreprise :
- Demandes d’absences formulées par les salariés
- Remplacements validés
- Nombre d’heures contrat de chaque salarié
- Capacité des lieux
- etc …
De plus, les changements à court terme doivent être signifiés en temps réel aux équipes, sans devoir se rappeler de leur envoyer un mail ou un sms !
Sur un outil planning bien structuré, chaque information n’existe qu’une seule fois et se reporte partout. Ainsi, si une information est modifiée, son impact est diffusé sur toutes les vues, dans tous les tableaux, la répercussion est immédiate. C’est la grande différence entre un tableur (Excel) et une base de données.