Quel est le délai à respecter pour communiquer les plannings aux équipes d’un cabinet médical ?

Au sommaire : 

Votre planning, bien plus qu’un simple agenda

Ce que dit la loi sur les plannings dans les centres médicaux : un cadre strict à respecter

Gérer les imprévus : quand la vie s’invite dans vos plannings

Votre planning, bien plus qu’un simple agenda

Vous pensez que les plannings ne servent qu’à savoir qui travaille quand ? Détrompez-vous ! 

Dans un cabinet médical, un planning bien ficelé, c’est bien plus que ça. 

C’est la clé de voûte de votre organisation, le garant de la qualité des soins et même… de votre rentabilité.

Un planning bien pensé, c’est :

• Des patients satisfaits : Qui n’a jamais pesté contre un rendez-vous annulé à la dernière minute ou une salle d’attente bondée ? Un planning optimisé, c’est l’assurance de rendez-vous respectés, de délais d’attente réduits et donc, de patients plus heureux.
• Une équipe épanouie : Qui dit planning bien fait, dit politique de répartition équitable des gardes, des congés et des tâches. Résultat ? Une équipe moins stressée, plus motivée et donc plus performante.
• Un centre optimisé : Un planning optimisé, c’est aussi une meilleure gestion des ressources. Vous évitez les temps morts, les surcharges de travail et les heures supplémentaires qui pèsent sur votre budget.

À l’inverse, un agenda bâclé, c’est la porte ouverte à :

• Des erreurs médicales : Un praticien surmené est plus susceptible de se tromper. Et ça, personne ne le souhaite.
• Des conflits : Un planning inéquitable ou mal géré, c’est le meilleur moyen de semer la pagaille dans vos équipes.
• Des pertes financières : Entre les rendez-vous non honorés, les heures sup’ qui s’accumulent et le turn-over des salariés, un mauvais planning peut vite vous coûter cher.

Bien choisir son logiciel de planning est donc primordial.

Ok, on à fait un beau récap sur l’importance d’avoir des plannings biens ficelés. 

Maintenant, la fameuse question du délai pour les communiquer …

Ce que dit la loi sur les plannings dans les centres médicaux : un cadre strict à respecter

Pour éviter les mauvaises surprises et garantir la sérénité de vos équipes, il est crucial de connaître les règles en matière de plannings. 

Le droit du travail fixe un cadre général, mais la convention collective des cabinets médicaux comme celle des cabinets detaires d’autre part, apporte des précisions importantes relatives au délai de prévenance.

Le Code du travail : les bases pour la planification des employés 

Le Code du travail pose les bases en matière de temps de travail, de repos et de congés. Il impose notamment :

• Une durée maximale de travail hebdomadaire de 44 heures en moyenne sur 12 semaines (ou 48 heures sur une seule semaine)
• Un repos quotidien de 11 heures minimum.
• Un repos hebdomadaire de 24 heures minimum au cours d’une semaine, de préférence le dimanche.
• 11 jours fériés chômés et payés par an.
• 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif.

Les conventions collectives : des règles spécifiques pour votre secteur

La convention collective nationale des cabinets médicaux (IDCC 1096) ainsi que la convention collective des cabinets dentaires (IDCC 1619) viennent compléter le Code du travail avec des dispositions spécifiques :

• Délai de prévenance de 7 jours : Vous devez communiquer le planning à vos salariés au moins 7 jours à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles : horaires, lieu de travail. Ce planning peut être affiché en cas d’horaires commun et/ou partagé à chaque salarié en cas d’horaires individualisés.
• Repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs : Le dimanche doit être inclus dans cette période de repos, sauf dérogation accordée par l’inspection du travail.
• Majoration des heures supplémentaires (pour les contrats à temps plein) :

  Les deux conventions prévoient une majoration de 25% pour les 8 premières heures supplémentaires (de la 36e à la 43e heure) et de 50% à partir de la 9e (soit à partir de la 44e heure de travail). Il existe des disposition spécifiques sur les heures supplémentaires, elles feront l’objet d’un article dédié.

Les autres réglementations à prendre en compte

Des accords d’entreprise ou d’établissement,  peuvent prévoir des dispositions plus favorables que la convention collective.

En respectant ces règles, vous vous assurez d’être en conformité et vous contribuez à créer un environnement de travail sain et motivant pour vos équipes.

Gérer les imprévus : quand la vie s’invite dans vos plannings

On ne va pas se mentir : dans un centre médical, les imprévus sont courants.

Un médecin / praticien malade, une urgence familiale, un pic de patients imprévu en urgence … Autant de situations qui peuvent chambouler votre planning collectif pourtant minutieusement élaboré, et donc l’organisation de tout le service.

Alors, comment jongler entre les aléas du quotidien et le respect des délais l​égaux ?

Voici quelques règles à garder en tête :

Modifier le planning à la dernière minute : est-ce légal ?

La convention collective des cabinets médicaux prévoit un délai de prévenance de 7 jours pour communiquer les plannings aux salariés. Mais elle autorise également les modifications en cas de « circonstances exceptionnelles ».

Qu’est-ce qu’une circonstance exceptionnelle ? La loi ne le précise pas, mais on peut citer à titre d’exemple :

• L’absence imprévue d’un salarié pour maladie ou accident
• Un événement familial grave (décès, hospitalisation…)
• Une situation d’urgence médicale nécessitant une réorganisation des équipes

Dans ces cas-là, vous pouvez modifier le planning à la dernière minute, voire le jour même. Mais attention, vous devez pouvoir justifier le caractère exceptionnel de la situation. Si possible essayez au maximum de garder un délai raisonnable de prévenance, même en cas de modification, cela simplifiera la vie de vos salariés.

Comment gérer au mieux les changements de dernière minute ?

Même en cas d’urgence, quelques bonnes pratiques s’imposent :

• Communiquez au plus vite : Prévenez les salariés concernés par le changement dès que possible, par téléphone, SMS ou email (si vous avez un logiciel de planification dans votre centre médical, cette option peut-être bien utile). Expliquez-leur la situation et les raisons du changement.
• Privilégiez le volontariat : Demandez à vos salariés s’ils sont d’accord pour modifier leur planning. Proposez des compensations (récupération, majoration des heures supplémentaires…) pour les inciter à accepter. (Tips : avec une messagerie intégrée dans votre logiciel de gestion du personnel, vous pouvez par exemple créer des groupes et des sondages pour créer ces demandes très rapidement, vous voyez ainsi simple qui accepte ou non)
• Respectez les temps de travail et de repos : Même en cas d’imprévu, veillez à ce que les changements n’empiètent pas sur les temps de repos légaux de vos salariés et que la durée de travail hebdomadaire sera toujours respéctée.
• Documentez les changements : Conservez une trace écrite des modifications de planning (emails, notes …) pour justifier vos décisions en cas de litige avec un salarié.

Timed : votre allié pour gérer les imprévus

Beaucoup de centres médicaux (même avec plus de 20 salariés !) font encore leurs plannings sur des tableurs … Pourant un logiciel de planification comme Timed offre des fonctionnalités qui simplifient la tâche de l’employeur, du responsable de centre ou la personne en charge des RH :

• Visualisation en temps réel : Vous avez une vue d’ensemble des disponibilités de votre équipe et pouvez rapidement identifier les personnes disponibles pour un remplacement.
• Communication facilitée : Vous pouvez prévenir l’ensemble de l’équipe d’un changement en quelques clics.
• Contrôle des temps de travail : Vous pouvez vérifier les impacts des changements en temps réel sur les compteurs des salariés.

En somme, gérer les imprévus fait partie du quotidien des cabinets médicaux.

Mais en connaissant les règles et en vous équipant des bons outils, vous pourrez faire face à toutes les situations sans sacrifier la conformité légale ni le bien-être de vos collaborateurs.